第一条为了加强我院电子文件的归档管理,有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和有效性，充分发挥电子档案在教学、科研、医疗和管理等各项活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家档案局令6号电子公文归档管理暂行办法》和《新乡医学院档案管理办法》，制定本办法。

第二条本办法所称的电子文件，是指院内各单位通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据,非公文的电子文件不受本法所限。

第三条学院各部门(处级)及其下属各经济实体、承包单位;学院各附属单位、课题组均为归档电子文件整理单位。(以下简称“各归档文件整理单位”)。学院实行由各归档文件整理单位文件材料形成或文书处理部门及课题组预立卷归档制度。

各归档文件整理单位应指定专人负责本单位的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳人文书处理程序和相关人员的岗位责任。

学院综合档案室应监督、指导电子文件的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

第四条学院各级领导干部和档案管理人员要主动接受上级档案管理部门对电子文件归档管理工作的监督和指导。

电子文件的真实性、完整性、安全性和有效性，移交前由各归档文件整理单位负责,移交后由学院综合档案室和其他专门档案室负责。

第五条电子文件参照学院有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

第六条电子文件一般应在办理完毕后即时进行逻辑归档，物理归档按照纸质文件的规定定期完成。

第七条电子文件形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子文件制成纸质公文，与原电子文件的存储载体一同归档,并使两者建立互联。

第八条需要永久和长期保存的电子文件，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第九条电子文件的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

第十条电子文件的归档应在“全国政府 系统办公业务资源网电子邮件系统”平台上进行，学院综合档案室应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。

第十一条学院综合档案室应在运行电子文件处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器,存放处理完毕应归档保存的电子文件，以保证归档电子文件的完整、安全。

第十二条学院综合档案室应在电子文件处理系统中设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录对电子文件实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等,以保证归档电子文件的真实性。

第十三条学院综合档案室应在电子文件归档时对相关项目进行检查,检查项目包括与纸质公文核对内容、签章,审核电子文件收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子文件及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动,电子文件与相应的纸质公文内容及其表现形式致，处理过程无差错。

第十四条归档电子文件的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子文件传输系统从网上交接。

第十五条通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验,确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第十六条归档电子文件应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子文件一般不加密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一同归档。

第十七条归档的电子文件应按本单位档案分类方案进行分类整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，套封存保管，一套异地保管,套提供利用。

第十八条学院综合档案室应加强对归档电子文件的管理，提供利用有密级要求的归档电子文件，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子文件的设备上加装防火墙等安全保密措施。

第十九条超过保管期限的归档电子文件的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子文件可以进行逻辑或物理删除,并由综合档案室列出销毁文件目录存档备查。

第二十条电子文件档案形成与管理部门的工作任务

一、综合档案室的职责

(一)贯彻执行国家皇家永利电子文件档案管理工作的政策、法规;

(二)负责拟制(修订)学院电子文件档案的管理制度，监督、指导、检查制度的执行情况;

(三)帮助各归档文件整理单位拟定电子文件的管理细则;

(四)负责对各归档文件整理单位的相关教职工进行系统使用和电子文件归档的培训;

(五)负责归档电子文件档案的接受、检验、整理、保管和利用。

二、各归档文件整理单位的职责

(一)认真执行电子文件档案管理的法律、法规和学院电子文件档案工作的规章制度;负责拟制(修订)本单位电子文件的管理细则;

(二)负责本单位电子文件的形成与积累、整理组卷、归档移交、保管利用(限有保管利用任务的专门档案室)等环节的工作，要保证归档电子文件的真实性、完整性、安全性和有效性;

(三)主动接受上级档案部门的业务指导和督促检查，按归档时间向综合档案室移交。

(四)不滥用系统，注意保密，确保文件材料的安全。

第二十一条其他类型电子文件的归档管理可参照本办法。

第二十二条本办法未尽事宜，参照《电子文件归档与管理规范》中华人民共和国国家标准GB/T 18894 - 2002及国家其他有关电子文件的标准规定。

第二十三条本办法由学院综合档案室负责解释。

第二十四条本办法从公布之日起执行。